Cara Memelihara Dokumen Pribadi Dengan Baik Dan Gampang Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi lemari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan. Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita.
Beberapa Cara Memelihara Dokumen Pribadi Dengan Baik Dan Gampang
1. Tips Merawat Dokumen/Arsip Pribadimu
Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;
- Surat Nikah
- Kartu Keluarga
- Akta Tanah
- BPKB
- Akta Kelahiran
- Kartu Tanda Penduduk (KTP)
- Ijazah dan surat berharga lainnya
Setiap negara kini memiliki lembaga peyimpanan arsip nasional. Mengingat nilai informasi dalam arsip begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan meyimpan arsip agar nilai informasi di dalamnya tetap aman dan terjaga. Tak terkecuali arsip-arsip yang tergolong dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara pemeliharaan dan penyimpanan arsip pribadi.
1. Pilah Dokumen
Pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah.
Pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. “Tidak semua dokumen perlu kita pelihara. Misalkan pembayaran PBB hanya perlu kita simpan tiga tahun terakhir, lainnya bisa kita musnahkan.
2. Jangan Melaminating Dokumen/Arsip
Jangan melaminating dokumen, laminating press akan merusak dokumen. Tulisan dalam dokumen akan menempel di plastik laminating. Dokumen seperti ijazah, akta, surat nikah sudah bebas dari asam. Sehingga hanya dengan perawatan sederhana dapat membuat dokumen tahan sampai dengan 100 tahun tanpa perlu dilaminating. Kalau memang mau dilaminating boleh namun bukan cara press. Hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit untuk sirkulasi udara.
3. Back-up Dokumen
Semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Dan simpan di tempat yang berbeda karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.
4. Menyimpan Dokumen
Simpan semua dokumen baik asli ataupun yang legalisir di tempat yang tidak lembab yang memiliki sirkulasi udara bagus. Jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat dengan arus listrik. Pastikan dokumen aman, tidak mudah dijangkau oleh anak-anak maupun orang yang tidak berhak. Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Sehingga dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. Dokumen fotokopi atau legalisir ditempatkan terpisah dari dokumen aslinya.
5. Pengecekan Dokumen/Arsip
Lakukan pengecekan secara periodik dengan membuka dokumen. Hilangkan debu untuk menghindari kerusakan. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang merusak dokumen. Jika terdapat dokumen yang rusak, maka keluarkan dokumen yang rusak tersebut untuk diperbaiki dan melakukan restorasi atau perbaikan secara mandiri apabila kerusakan dokumen tergolong ringan misalnya jika dokumen robek, pemilik perlu melakukan penambalan dengan isolasi kertas di bagian belakang jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen dan apabila kerusakan dokumen tergolong berat lebih baik dibawa ke dinas kearsipan setempat untuk direstorasi dan dilapisi kertas tisu jepang. Sebab, beberapa dinas kearsipan telah menyediakan fasilitas penanganan dokumen penting untuk masyarakat.
Baca Juga : Mesin Laminating adalah untuk mengepress dokumen biar tidak rusak
2. Cara Menjaga Dokumen Pribadi
1. Simpan di tempat yang aman
Dokumen pribadi haruslah disimpan dengan rapi dan apik. Tempatkan semuanya dalam satu tempat khusus, simpan di tempat yang dirasa aman dan terjaga. Jangan menyimpan dokumen sembarangan dan mudah dijangkau oleh orang lain yang berkunjung ke rumahmu. Jika memungkinkan, kamu bisa menyimpan dokumen di suatu tempat terkunci, seperti lemari atau brankas. Hindari menyimpan dokumen penting di tempat lembab yang dapat menyebabkan dokumen menjadi berjamur, rusak atau luntur.
2. Jangan sembarang dipindahtangankan
Ada begitu banyak kasus penipuan dengan cara mengalihkan kepemilikan tanah atau rumah. Hal ini memberi kita pelajaran, bahwa jangan pernah dengan mudah mempercayakan dokumen-dokumen berharga kepada orang lain, seperti misalnya surat tanah atau sertifikat rumah. Kamu harus menjaga dokumen-dokumen tersebut agar tidak dimanfaatkan oleh orang-orang yang tak bertanggung jawab.
3. Amankan lebih dulu saat terjadi sesuatu
Beberapa peristiwa bisa terjadi di luar prediksi. Ketika ada sesuatu yang tak terduga terjadi, seperti banjir atau kebakaran, kamu pasti akan berusaha menyelamatkan barang-barang berharga yang kamu miliki. Oleh karena itu, jangan lupa mengamankan dokumen-dokumen pribadi terlebih dahulu. Lebih baik lagi jika kamu memiliki tempat penyimpanan yang tahan air dan tahan api, sehingga dokumen bisa tetap aman.
4. Mengeceknya secara berkala
Walau sudah disimpan di tempat yang aman, ada baiknya kamu mengecek kelengkapan dokumen pribadimu secara berkala. Pastikan setiap dokumen masih lengkap. Hal ini dapat membantumu mengetahui kalau-kalau ada dokumen yang tercecer atau hilang, sehingga kamu dapat segera melakukan tindakan.
